Job Opportunity

Facilities Manager 

 

Reports To:           Executive Director

Department:         Facilities Management          

Supervises:           General and Senior Maintenance Workers

 

Summary

The Facilities Manager ensures Gloucester Housing Corporation service standards are met by supervising the field staff, administering contracts for services and supplies.  Asset Management and Capital Planning is part of the responsibilities.  The Manager also analyses expenses and prepares reports and budgets for submission to the Executive Director. Additionally, they facilitate the activities of Facilities Management by providing resources and information to the office staff, field staff and tenants.

 

Responsibilities (this is not an exhaustive list)

  1. Supervises the field staff (Contractors, Maintenance Staff) by:

  • Ensuring staff meet all standard Health and Safety practices and regulations;

  • Assigning and prioritizing work orders, and ensuring that they are completed in a timely and professional manner;

  • Utilizing mobile software applications effectively to manage maintenance and repair work orders efficiently, and ensuring their effective use by field staff;

  • Ensuring standards are met by cleaning staff;

  • Ensuring that the standards for maintenance response and repairs are met;

  • Managing buildings and processes to ensure compliance with key performance indicators and targets;

  • Directing work on vacant units in cooperation with the rental department, and ensuring timely turnovers;

  • Directing work in occupied units for the purposes of completing approved redecorating requests or accommodating specific needs (accessibility, aging in place);

  • Scheduling and directing routine cyclical maintenance and preventative maintenance work;

  • Administering the After Hours Emergency Service contract with OCH, and responding on 24 hour/day basis when required to give direction to maintenance staff/contractors on emergency calls;

  • Reviewing and approving staff payroll records;

  • Preparing annual evaluations of the maintenance field staff and other direct reports.

  1. Administers contracts for services and supplies by:

  • Maintaining a list of qualified contractors and other workers and supervising their activities on Gloucester Housing Corporation (GHC) maintenance work;

  • Initiating reviews of regular contracts for services and supplies on a regular basis;

  • Performing cost-benefit analysis from information extracted from invoices;

  • Preparing information for tender purposes;

  • Authorizing payment of contractor invoices, including release of holdbacks.

  1. Analyses expenses and prepares reports and budgets for submission to the Executive Director by:

  • Ensuring the regular inspection of the condition of the envelope, structure, systems and finishes of all properties, including vehicles and playgrounds, and reporting on the same;

  • Ensuring the completion of unit inspections (Pre-Move Out, Pre-Move In), Documenting the repairs or actions required and performed, including charges to tenants and Landlord Tenant Board actions;

  • Generating reports from in-house data or through research to provide accurate cost/benefit analysis, including reviewing and analyzing work order summaries;

  • Identifying potential major capital projects and extensive turnovers;

  • Maintaining Asset Management software;

  • Providing advice regarding efficiencies in maintenance-related expenses;

  • Preparing draft maintenance operating budgets for all properties and providing required analysis for review by the Executive Director, Finance Manager and relevant Committees;

  • Drafting annual Capital Plan to address urgent major repair needs of properties for review by Executive Director and approval by the Board.

  1. Provides information and resource services by:

  • Assisting the Executive Director in evaluating and prioritizing major capital projects related to turnovers as outlined in the budgets;

  • Developing and maintaining an Emergency Response and Business Continuity Plan;

  • Developing and maintaining a Hazardous Waste Program;

  • Ensuring the management of the key control system;

  • Developing, implementing and maintaining a preventive maintenance program for all assets;

  • Keeping informed of relevant regulations as outlined in the building, property standards, and fire safety codes, as well as landlord-tenant legislation;

  • Assisting the Executive Director in establishing new or revised procedures related to tenant services and service standards and informing staff of same;

  1. Hires, trains, coaches and supervises staff:

  • Ensures a fair distribution of work;

  • Ensures the effective integration of staff into the larger corporate workflow and organizational mission;

  • Reviews the work produced by staff;

  • Provides regular and timely feedback to direct reports on their performance, and carries out annual performance reviews;

  • Identifies training needs and oversees training for direct reports ensuring they are able to perform in accordance with job requirements, and is responsible for the development of staff, including individual development plans and oversees mandatory training;

  • Maintains current knowledge of best practices and innovations in the industry. Undertakes continuing development to maintain professional designations as required.

  1. Performs other duties as requested by the Executive Director.

This position supports the work of Gloucester Housing Corporation.

Education and Experience

  • 3 years of post-secondary education

  • 5 years of related work experience, including supervision of staff

  • Experience and formal training combined with demonstrated performance and ability may substitute for stipulated academic requirements

  • Intermediate ability to use Microsoft Office Suite

  • Knowledge of Yardi Voyager is considered an asset

  • Intermediate verbal and written communication in English

  • Ability to communicate in French is considered an asset

  • Knowledge of additional languages is considered an asset

  • Accreditation through a relevant professional body such as RICS, IHM, REAC, BOMA, PMI, OACETT, PEO will be considered an asset

  • Valid Ontario Class G Driver’s License and daily access to a vehicle

Supervision and Decision-Making

  • Decision-making forms a large part of the performance and impacts an entire function of the organization. Procedures and precedents are generally established. Considerable judgement and independent thinking are required for developing solutions. On occasion the manager may be called upon to make critical decisions independently, affecting business continuity or emergency situations.

  • Responsible for providing direct day-to-day supervision to a multifunctional team that includes office and field staff, students, and contractors, including after business hours support. Responsible for developing new or changed procedures.

  • Works independently and must be able to think critically. Methods and procedures are not established. Responsible for administering and monitoring a multi-million dollar budget. Must be able to exercise sound financial judgment within assigned authorities, including analysing and making recommendations to the Executive Director. Responsible for developing new or improved procedures and contributing to departmental development.

  • Considerable impact if errors are made including: financial, legal, reputational, loss of business continuity, the health and safety of staff and tenants.

  • Regular use of confidential information and frequent access to occupied homes.

Working Environment

  • Interactions with internal colleagues involves planning and coordinating the efforts of others.

  • Interaction with external contact involves dealing with extremely demanding interpersonal situations, including the de-escalation of potentially violent situations.

  • Periods of moderate physical effort required (for example, sitting, standing, walking, reading and the constant use of a computer and phone screens ; regular travel within the city on a daily basis’; visiting construction sites, climbing access ladders and visiting roof tops).

  • Some degree of physical skill and coordination required (for example; basic keyboarding, good coordination, speed and accuracy)

  • Work may be a little uncomfortable and may lead to minor injury or illness. Some exposure to unpleasant working environment including construction, noise, dust, pests and potential bio-hazards, which could lead to injury of illness.

  • The incumbent may be exposed to some stressful situations.

 

The application Deadline is May 19, 2021. Send Resume and Cover Letter to a.mason@gloucesterhousing.ca

Gestionnaire des installations

 

Rapports à:           Directeur exécutif

Département:      Gestion des installations      

Supervise:             Ouvriers d'entretien général et senior

 

Sommaire

Le gestionnaire des installations s'assure que les normes de service de Gloucester Housing Corporation sont respectées en supervisant le personnel sur le terrain, en administrant les contrats de services et de fournitures. La gestion des actifs et la planification des immobilisations font partie des responsabilités.  Le gestionnaire analyse également les dépenses et prépare des rapports et des budgets à soumettre au directeur exécutif.  En outre, ils facilitent les activités de gestion des installations en fournissant des ressources et des informations au personnel de bureau, au personnel de terrain et aux locataires.

Responsabilités (cette liste n'est pas exhaustive)

1.         Supervise le personnel de terrain (entrepreneurs, personnel d'entretien) en:

·         S'assurer que le personnel respecte toutes les pratiques et règlements normalisés en matière de santé et de sécurité;

·         Attribuer et prioriser les bons de travail et s'assurer qu'ils sont exécutés en temps opportun et de manière professionnelle;

·         Utiliser efficacement les applications logicielles mobiles pour gérer efficacement les bons de travail d’entretien et de réparation et garantir leur utilisation efficace par le personnel de terrain;

·         S'assurer que les normes sont respectées par le personnel de nettoyage;

·         S'assurer que les normes d'intervention entretien et de réparation sont respectées;

·         Gérer les bâtiments et les processus pour assurer le respect des principaux indicateurs et objectifs de performance;

·         Diriger les travaux sur les logements vacants en collaboration avec le service de location et assurer les rotations de roulement;

·         Diriger les travaux dans les unités occupées dans le but de répondre aux demandes de redécoration approuvées ou de répondre à des besoins spécifiques (accessibilité, vieillissement sur place);

·         Planifier et diriger les travaux d'entretien cyclique de routine et d'entretien préventif;

·         Administrer le contrat de service d'urgence après les heures d'ouverture avec LCO et répondre 24 heures sur 24 au besoin pour donner des directives au personnel d'entretien / aux entrepreneurs en cas d'appels d'urgence;

·         Examiner et approuver les registres de paie du personnel;

·         Préparer des évaluations annuelles du personnel d’entretiens sur le terrain et d'autres rapports directs.

2.         Gère les contrats de services et de fournitures en:

·         Tenir à jour une liste d'entrepreneurs qualifiés et d'autres travailleurs et superviser leurs activités sur les travaux d'entretien de Gloucester Housing Corporation (GHC);

·         Initier régulièrement des examens des contrats réguliers de services et de fournitures;

·         Effectuer une analyse coûts-avantages à partir d'informations extraites des factures;

·         Préparer l'information à des fins d'appels d'offres;

·         Autoriser le paiement des factures de l'entrepreneur, y compris la libération des retenues.

3.         Analyse les dépenses et prépare les rapports et les budgets à soumettre au directeur exécutif par:

·         Assurer l'inspection régulière de l'état de l'enveloppe, de la structure, des systèmes et des finitions de toutes les propriétés, y compris les véhicules et les terrains de jeux, et en rendre compte;

·         Assurer la réalisation des inspections de l'unité (avent le emménager, avant le déménagement), documenter les réparations ou les actions requises et effectuées, y compris les frais aux locataires et les actions de la Commission de la location immobilière;

·         Générer des rapports à partir de données internes ou par le biais de recherches pour fournir une analyse coûts / avantages précise, y compris l'examen et l'analyse des résumés des bons de travail;

·         Identifier les grands projets d'investissement potentiels et entretien approfondi des logements vacants pour emménagement ;

·         Maintenance du logiciel de gestion des actifs;

·         Fournir des conseils sur l'efficacité des dépenses liées à la maintenance;

·         Préparer des projets de budgets d'exploitation d'entretien pour toutes les propriétés et fournir l'analyse requise pour examen par le directeur exécutif, le directeur financier et les comités concernés;

·         Rédaction d'un plan d'immobilisations annuel pour répondre aux besoins urgents de réparation majeure des propriétés pour examen par le directeur exécutif et approbation par le conseil.

4.         Fournit des informations et des services de ressources en:

·         Aider le directeur exécutif à évaluer et à prioriser les grands projets d'immobilisations liés aux logements vacants pour emménagement, comme indiqué dans les budgets;

·         Élaborer et maintenir un plan d'intervention d'urgence et de continuité des activités;

·         Développer et maintenir un programme de déchets dangereux;

·         Assurer la gestion du système de contrôle des clés;

·         Développer, mettre en œuvre et maintenir un programme de maintenance préventive pour tous les actifs;

·         Se tenir informé des réglementations pertinentes telles que décrites dans le code du bâtiment, les normes de propriété et les codes de sécurité incendie, ainsi que la législation propriétaire-locataire;

·         Aider le directeur général à établir des procédures nouvelles ou révisées relatives aux services aux locataires et aux normes de service et en informer le personnel;

5.         Embauche, forme, coache et supervise le personnel:

·         Assure une répartition équitable du travail;

·         Assure l'intégration efficace du personnel dans le flux de travail et la mission organisationnelle plus larges;

·         Revoit le travail produit par le personnel;

·         Fournit une rétroaction régulière et opportune aux rapports directs sur leurs performances et effectue des évaluations annuelles;

·         Identifie les besoins de formation et supervise la formation des subordonnés directs en s'assurant qu'ils sont capables de travailler conformément aux exigences du poste, et est responsable du développement du personnel, y compris les plans de développement individuels et supervise la formation obligatoire;

·         Maintient ses connaissances actuelles sur les meilleures pratiques et innovations de l'industrie. Entreprend un développement continu pour maintenir les désignations professionnelles au besoin.

6.         Exécute d'autres tâches à la demande du directeur exécutif.

Cette position soutient le travail de Gloucester Housing Corporation.

Éducation et experience

·           3 ans d'études postsecondaires

·           5 ans d'expérience de travail, y compris la supervision du personnel

·           L'expérience et la formation formelle combinées à des performances et des capacités démontrées peuvent remplacer les exigences académiques stipulées

·           Capacité intermédiaire à utiliser la suite Microsoft Office

·           La connaissance de Yardi Voyager est considérée comme un atout

·           Communication verbale et écrite intermédiaire en anglaise

·           La capacité de communiquer en français est considérée comme un atout

·           La connaissance de langues supplémentaires est considérée comme un atout

·           Accréditation par un organisme professionnel pertinent tel que RICS, IHM, REAC, BOMA, PMI, OACETT, PEO sera considéré comme un atout

·           Un permis de conduire de classe G de l'Ontario valide et un accès quotidien à un véhicule

Supervision et prise de décision

·           La prise de décision constitue une grande partie de la performance et impacte toute une fonction de l'organisation. Les procédures et les précédents sont généralement établis. Un jugement considérable et une réflexion indépendante sont nécessaires pour développer des solutions. À l'occasion, le gestionnaire peut être appelé à prendre des décisions critiques de manière indépendante, affectant la continuité des activités ou des situations d'urgence.

·           Responsable de la supervision quotidienne directe d'une équipe multifonctionnelle qui comprend le personnel de bureau et de terrain, les étudiants et les entrepreneurs, y compris le soutien après les heures de bureau. Responsible du développement des procédures nouvelles ou modifies.

·           Travaille de manière indépendante et doit être capable de penser de manière critique. Les méthodes et procédures ne sont pas établies. Responsable de l'administration et du suivi d'un budget de plusieurs millions de dollars. Doit être en mesure d'exercer un jugement financier solide dans les limites des autorisations attribuées, y compris l'analyse et la formulation de recommandations au directeur exécutif Responsable de l'élaboration de procédures nouvelles ou améliorées et de la contribution au développement du service.

·           Impact considérable si des erreurs sont commises, notamment: financières, juridiques, réputationnelles, perte de continuité des activités, santé et sécurité du personnel et des locataires.

·           Utilisation régulière d'informations confidentielles et accès fréquent aux maisons occupées.

Working Environment

·           Interactions avec des collègues internes qui impliquent de planifier et de coordonner les efforts des autres.

·           Interaction avec un contact externe qui implique de faire face à des situations interpersonnelles extrêmement exigeantes, y compris la désescalade de situations potentiellement violentes.

·           Périodes d'effort physique modéré requis (par exemple, s'asseoir, se tenir debout, marcher, lire et utiliser constamment un écran d'ordinateur et de téléphone; se déplacer régulièrement dans la ville quotidiennement '; visiter des chantiers de construction, grimper sur des échelles d'accès et visiter le toit hauts).

·           Un certain degré d'habileté physique et de coordination est requis (par exemple, clavier de base, bonne coordination, rapidité et précision)

·           Le travail peut être un peu inconfortable et entraîner des blessures ou des maladies mineures. Une certaine exposition à un environnement de travail désagréable, y compris la construction, le bruit, la poussière, les parasites et les risques biologiques potentiels, qui pourraient entraîner des blessures ou des maladies.

·           Le titulaire peut être exposé à certaines situations stressantes.

La date limite de candidature est le 19 mai 2021. Envoyez votre curriculum vitae et une lettre d'accompagnement à a.mason@gloucesterhousing.ca

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